Wie war das nochmal mit dem “papierfreien Büro”?

Nicht drucken, recyclen, doppelseitig…  Oder ist das alles eh nur symbolisch?

In diesem Beitrag wollen wir uns auf die Suche nach Strategien zur Papiervermeidung machen und sie auf ihre Praktikabilität prüfen – nicht jede Sparmaßnahme lässt sich auf jede Abteilung übertragen.

Wir starten mit einer Bestandsaufnahme des bürointernen Verbrauchs der letzten 3 Jahre:

  • 2009 283 Pakete (141.500 Blatt)
  • 2010 330 Pakete (165.000 Blatt)
  • 2011 170 Pakete (85.000 Blatt)

Um Jahr 2010 hatten wir projektbedingt einen stark erhöhten Papierverbrauch. Der verringerte Bedarf von 2011 ließ uns auf ein extrem sparsames Drucken hoffen, tatsächlich war er aber nur durch ausgelagerte Druckaufträge bedingt. In Gesprächen mit dem Team haben wir festgestellt, dass bereits ein hohes Umweltbewusstsein vorherrscht und das Team Verbesserungen positiv gegenübersteht. So wurden Zeitschriftenabonnements auf ihre Relvanz überprüft und gegebenenfalls storniert oder auf temporäre Abos rund um die Festivalzeit beschränkt. Ein ganzheitlicher Umstieg auf digitale Zeitschriften-Abonnements ist hingegen nicht praktikabel. Verbesserungspotential steckt auf jeden Fall im Bereich der Dokumentation von Newslettern und Presseaussendungen, die aktuell zusätzlich zur Digitalen Sicherung analog passiert.

Die Buchhaltung verzeichnet einen steigenden Papierbedarf für die Datenerhebung im Personalbereich oder auch für Dokumentation der Verwendungszwecke von Fördergeldern. Der Umstieg auf digitale Rechnungen ist derzeit noch nicht möglich, da noch nicht alle Firmen auf die digitale Signatur umgestiegen sind beziehungsweise da Finanzprogramme diese nicht erkennen und eine Übertragung verhindern.

Einige Mitarbeiter sammeln bereits nicht mehr benötigte einseitige Ausdrucke zur eigenen Wiederverwendung, hier wird eine abteilungsübergreifende Regelung angestrebt.

Anregungen zum papierarmen Arbeiten gibt es viele, siehe z.B. http://www.shrinkpaper.org/german/pages/tips-and-tools/saving-paper-in-the-office.shtml

Folgende Vorschläge für papiersparendes Arbeiten wurden in einer teaminternen Umfrage genannt und werden bei der nächsten Teamsitzung vorgestellt und diskutiert:

  • - Die Standard-Farbqualität aller Drucker-Grundeinstellungen auf „Entwurf“ einstellen, um Toner zu sparen
  • - Eine abteilungsinterne Evaluierung zum Thema Drucküberschuss – von welchen Drucksorten wurde zu viel gedruckt und warum?
  • - Sammlung einseitig bedruckter Seiten zur internen Weiterverwendung (macht es z.B. für manche Abteilungen Sinn, eines der beiden Drucker-Fächer für dieses Papier zu reservieren um das Papier so ein zweites Mal zu verwenden, bzw. was kostet es, diese einseitig bedruckten Seiten zu A5-Notizblöcken verarbeiten zu lassen?)
  • - In welchen Bereichen kann man auf das Dateiformat wwf umsteigen? http://www.saveaswwf.com/de/
  • - Papiertrennung ist Pflicht! Wer hat noch keinen eigenen Mistkübel dafür?
  • - Können wir unsere Signatur um den Zusatz „think before you print“ oder ähnliches ergänzen?
  • - Es gibt den World Paper Free Day: Papierlos für einen Tag – kann man so etwas in unserem Büro einführen? http://www.aiim.org/events/paper-free-day

Das Ergebnis unserer ersten Recherche – vom “papierlose Büro” sind wir definitiv noch weit entfernt. Wir sind weiterhin auf der Suche nach Möglichkeiten um gänzlich auf Papier zu verzichten, den Verbrauch zu reduzieren oder die Recycling-Quote zu erhöhen.